Privacy statement STIPT administraties
STIPT ADMINISTRATIES is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy statement.
Contactgegevens
Het aanspreekpunt aangaande de verwerking van persoonsgegevens is te bereiken via onderstaande gegevens:
STIPT ADMINISTRATIES
Molenberglaan 77
6416 EL Heerlen
info@stipt-administraties.nl
TELEFOONNUMMER: 045 – 574 21 26
Persoonsgegevens die ik verwerk
STIPT ADMINISTRATIES verwerkt persoonsgegevens van cliënten wanneer zij gebruik maken van mijn diensten en/of cliënten deze gegevens zelf aan mij verstrekken. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die ik verwerk ten aanzien van de volgende categorieën:
1. Cliënten;
2. Salarisadministratie.
Per categorie wordt tevens vastgelegd ten aanzien van welke doeleinden de verwerking geschiedt en wie toegang hebben tot de persoonsgegevens.
1. Cliënten
1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. de identificatie;
b. het opstellen van een risicoprofiel in het kader van de Wwft;
c. het onderhouden van contacten met cliënten;
d. het uitvoeren van werkzaamheden zoals overeengekomen met cliënten;
e. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
2. Geen andere gegevens worden verwerkt dan:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats,
telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede
bankrekeningnummer van de betrokkene;
b. kopie identificatiebewijs;
c. andere dan de onder a tot en met b bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist
ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.
3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het eerste lid
bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken;
b. anderen, in de gevallen dat er sprake is van een rechtmatige grondslag op basis van de AVG.
2. Salarisadministratie
1. De verwerking geschiedt slechts voor de volgende doeleinden:
a. het berekenen en vastleggen van salarissen en vergoedingen aan of ten behoeve van betrokkene; b. het berekenen en vastleggen van belasting en premies ten behoeve van betrokkene;
c. het regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband; d. de uitvoering of toepassing van een andere wet.
2. Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats,
telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede
bankrekeningnummer van de betrokkene;
b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. nationaliteit en geboorteplaats;
d. gegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige
werknemers;
e. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van salarissen, vergoedingen en
andere geldsommen en beloningen in natura aan of ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde
personen;
f. gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en betalen van belasting en premies ten
behoeve van betrokkene;
g. gegevens, waaronder begrepen gegevens betreffende gezinsleden en voormalige gezinsleden van
de betrokkenen, die noodzakelijk zijn met het oog op een overeengekomen arbeidsvoorwaarde;
h. andere dan de onder a tot en met g bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist
ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.
3. De persoonsgegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of leiding geven aan de in het eerste lid
bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken; b. anderen, in de gevallen dat er
sprake is van een rechtmatige grondslag op basis van de AVG.
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die ik verwerk
STIPT ADMINISTRATIES verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u:
– Burgerservicenummer (BSN).
Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de met de cliënt overeengekomen doelen/dienstverlening. Indien doelen dan wel dienstverlening wijzigen, wordt dit opnieuw met de betrokkene afgestemd.
Op basis van welke grondslag en met welk doel ik persoonsgegevens verwerk
STIPT ADMINISTRATIES verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
– Uitvoeren van de overeenkomst, zodat ik u kan bellen of een e-mail kan sturen indien dit
nodig is om mijn dienstverlening uit te kunnen voeren;
– Wettelijke verplichting, omdat ik op grond van wet- en regelgeving mede vanuit mijn
beroepsorganisatie (NOAB) verplicht ben om bij de uitvoering van mijn werkzaamheden zorg te
dragen voor voldoende dossiervorming. Daarnaast verwerk ik ook persoonsgegevens bij
bijvoorbeeld het verzorgen van de belastingaangiftes voor mijn cliënten.
Hoe lang ik persoonsgegevens bewaar
STIPT ADMINISTRATIES bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor gegevens worden verzameld dan wel de wettelijke bewaartermijnen die ik dien te volgen. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
– Gegevens van een potentiële cliënt (die bijvoorbeeld via de website naar mijn kantoor worden
verstuurd), worden na 30 dagen verwijderd indien de potentiële cliënt uiteindelijk geen cliënt bij
mijn kantoor is geworden. Indien een potentiële cliënt wel cliënt wordt bij mijn kantoor, worden
de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de dienstverlening aan de cliënt;
– Voor de vastlegging van persoonsgegevens in applicaties en dossiers ten behoeve van het
uitvoeren van de dienstverlening voor de cliënt, volgt mijn kantoor de wettelijke bewaartermijn die
in veel gevallen 7 jaar bedraagt.
Delen van persoonsgegevens met derden
STIPT ADMINISTRATIES verkoopt geen persoonsgegevens van cliënten aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst die ik met de cliënt heb of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Hieronder valt tevens het inzagerecht van instanties zoals de Belastingdienst. Met organisaties die gegevens voor mijn cliënten verwerken in mijn opdracht, sluit ik een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens van cliënten. STIPT ADMINISTRATIES blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
In bijzondere gevallen kan het voorkomen dat ik persoonsgegevens verstrek aan externe deskundigen zoals een notaris, advocaat, fiscalist of pensioenspecialist in het kader van een met de cliënt overeengekomen opdracht voor deze externe deskundige(n). In dat geval zal ik deze gegevens niet zonder toestemming van de cliënt verstrekken aan deze externe deskundige(n).
Deze gegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.
Website
Ten aanzien van uw bezoek aan mijn website geldt het volgende ten aanzien van persoonsgegevens.
Cookies, of vergelijkbare technieken
STIPT ADMINISTRATIES maakt enkel gebruik van cookies, of vergelijkbare technieken, om de website correct te laten werken. Ik verzamel geen data voor derde partijen en over uw internetgedrag. Daarnaast gebruikt de website cookies voor webstatistieken.
Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Betrokkenen (de personen van wie ik persoonsgegevens verwerk) hebben het recht om persoonsgegevens in te zien, en te verzoeken om correctie of verwijdering. Daarnaast hebben betrokkenen het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door STIPT ADMINISTRATIES en hebben betrokkenen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat betrokkenen bij mij een verzoek kunnen indienen om de persoonsgegevens die ik verwerk, in een computerbestand naar de betrokkene of een ander, door de betrokkene genoemde organisatie, te sturen.
Betrokkenen kunnen een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de eigen persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar mijn kantoor (info@stipt-administraties.nl).
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door de betrokkene is gedaan, vraag ik om een kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, indien van toepassing de MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), het documentnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van de privacy. Ik reageer zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand, op het verzoek.
STIPT ADMINISTRATIES wil betrokkenen er tevens op wijzen dat zij de mogelijkheid hebben om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
Hoe ik persoonsgegevens beveilig
STIPT ADMINISTRATIES neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende (technische) (beveiligings)maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als betrokkenen de indruk hebben dat gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met mijn kantoor. De contactgegevens staan bovenaan in dit privacy statement vermeld.